Pokyny na ručné šitie spisov, hárkov a priečinkov niťami

Keď ľudia počujú slovo „šiť“, väčšina ľudí si spomenie na veci: nohavice, plachtu, vankúš, obliečku na vankúš, bundu alebo dokonca plyšovú hračku. Len málo ľudí si uvedomuje, pokiaľ to samozrejme nie sú kancelárski pracovníci, že dokumenty sa dajú aj šiť. Niekedy je to oveľa dôležitejšie ako šitie obliečky na perinu. Ako viete, takmer všetky organizácie a podniky už prešli na internú elektronickú správu dokumentov pri spolupráci s dodávateľmi a dokonca aj pri podávaní daňových priznaní k príjmu a súdnych rozhodnutí.

Napriek všeobecnej informatizácii sú papierové dokumenty pre právnické osoby stále dôležité. Aby sa predišlo strate alebo zámene dokumentov, je potrebné ich zošívať. Napriek zdanlivej jednoduchosti procesu je to veľmi dôležité, takže každý by mal vedieť, ako správne zošívať dokumenty ručne a ako podávať spisy. Viac o tom nižšie.

Aké dokumenty sa šijú v kancelárskej práci

Dokumenty je potrebné zošívať, aby sa nestratili alebo nenahradili, a tiež kvôli obrovskému množstvu dokumentácie sa zošívajú podľa potreby, čo pomáha predchádzať nejasnostiam.

Zvyčajne sa zošívajú tie dokumenty, ktoré sa majú predložiť do archívu, poslať na nahlásenie alebo ktoré majú pre vlastníka osobitnú hodnotu.

Zoznam papierov, ktoré musia byť bezchybne zošité:

• Overenie;
• Archívne;
• Účtovníctvo;
• Personál.

Materiály potrebné na šitie dokumentov niťami

Ak zošívate dokumenty klasickou metódou, musíte mať so sebou nasledujúce materiály:

• Obálky. Existujú tri typy: bežné - veľkosť takýchto obálok je 22,9 x 32,4 cm (táto veľkosť je vhodná pre štandardný dokumentárny papier formátu A4); neštandardné - obálky tohto typu sa používajú, keď sa veľkosť papierov líši od štandardnej; na archívne uchovávanie - takéto obálky sa vyrábajú vo veľkom počte formátov (sú vyrobené z veľmi tvrdej lepenky, čo prispieva k dlhodobému uchovávaniu dokumentácie).
• Certifikačný list. Keď je dokumentácia kompletne zošitá a očíslovaná, je potrebné urobiť certifikačný nápis. Vykonáva sa na samostatnom hárku papiera a nachádza sa na zadnej strane posledného hárku priečinka. List musí byť prilepený špeciálnym lepidlom, aby časom neodpadol.
• Nožnice a lepidlo.
• Dierovač.
• Ihly rôznych veľkostí, niť, šidlo, lano alebo špagát.

V bežnom prípade sú listy dokumentov upevnené niťami. Takto sa spája malá kôpka papiera. Na tento typ zošívania sa zvyčajne používa ihla a dierovač na papierenské potreby, po ktorých sa niť zaistí nálepkou s podpisom, ktorá označuje, že dokumentácia bola overená. Na upevnenie viacerých listov papiera sa používa hrubý špagát alebo skrutkovač.

Ako správne zošívať dokumenty: Podrobné pokyny

Existuje niekoľko možností na zošívanie súborov a dokumentácie. Rozdiely medzi nimi spočívajú v tom, že všetky metódy majú rôzny počet otvorov a vzdialenosť medzi nimi.

V dvoch dierach

Najjednoduchšia metóda. Je vhodná pre práce, ktoré nebudú neskôr predložené na posúdenie. Na to je potrebné urobiť nasledovné:

1. Vytlačte a zložte listy v poradí;
2. Na vytvorenie malých otvorov použite dierovač;
3. Prevlečte niť cez otvory tak, aby na prednej strane zostal priestor na uzol;
4. Z vyšívacieho papiera vystrihnite malý plát a nalepte ho na uzol tak, aby konce nite trčali spod neho.

V troch jamkách

Najprv si označte miesta potrebných otvorov, najlepšie v strede, pokiaľ nie je uvedené inak. Otvory by mali byť od seba vzdialené rovnako a mali by sa nachádzať pozdĺž ľavého okraja dokumentácie. Potom postupujte takto:

1. Pomocou ihly urobte dierku v strede ľavej strany plachty tak, aby ihla vchádzala zo zadnej strany a vychádzala z prednej strany.
2. Urobte druhý vpich. Ihla musí vstúpiť spredu a vyjsť zo zadnej strany.
3. Urobte tretí otvor. Ihla by mala vchádzať zo zadnej strany a vychádzať z prednej strany.
4. Znovu prevlečte ihlu cez prvú dierku a zaviažte uzol, pričom nechajte chvostík dlhý asi 7 cm.
5. Vložte hárok s firmvérom.
6. Prihlásiť sa na odber.

V štyroch jamkách

Často vyžadujú šitie do viac ako 3 dier. Vynára sa otázka, ako šiť puzdrá s niťami do 4 dier. Postupnosť krokov, ak potrebujete zistiť, ako šiť puzdrá do 4 dier, je nasledovná:

1. Vytvorte dierky ihlou;
2. Vpichnite ihlu z rubovej strany cez otvor číslo dva;
3. Prevlečte nite cez prvú dierku vpravo;
4. Potom ihla vstúpi do dvoch otvorov vpravo;
5. Potom ihla vstúpi do tretej dierky sprava;
6. Potom dôjde k prechodu na ľavý protokol;
7. Prejdeme k tretej jamke;
8. Je potrebné urobiť výstup na zadnej strane a zaistiť ho uzlom.

V piatich jamkách

Táto metóda sa používa zriedkavo. Zvyčajne sú potrebné 3 – 4 otvory. Zvýšenie počtu na 5 otvorov naznačuje, že takáto dokumentácia je veľmi dôležitá a vyžaduje si prísne podávanie správ.

Algoritmus na navliekanie ihly závisí od čísla dierky:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Posledným krokom je zaistenie nite uzlom.

Funkcie blikania dokumentov: užitočné tipy

Pred začatím práce na zošívaní dokumentov sa musíte oboznámiť so všetkými pravidlami a jemnosťami, ako aj preštudovať si štandardné požiadavky na tento postup. Certifikačný list sa prilepí na uzol a niť pomocou lepiacej tyčinky alebo PVA lepidla. Potom sa na list umiestni podpis vedúceho inštitúcie, dátum zošitia a pečať podniku.

Existuje obrovské množstvo rôznej dokumentácie, ktorú je tiež potrebné zviazať. Patria sem fotografie, výkresy a diagramy. Takéto dokumenty zaberajú celú plochu listu, a preto by mali byť očíslované na zadnej strane. V prípade máp a výkresov sa používajú dva listy A4, ale sú očíslované rovnakým číslom a každý použitý list je uvedený v poznámke.

Ako číslovať listy

Predtým, ako začnete číslovať listy, musíte si preštudovať niekoľko podmienok:

• Číslovanie začína od jednej arabskými číslicami;
• Ak je obálka s listami, najprv sa očísluje samotná obálka a potom všetky ostatné priložené papiere;
• Ak sú k dokumentácii priložené ďalšie dokumenty, ktoré už majú čísla, je potrebné ich stále označiť v poradí;
• Čísla hárkov musia byť umiestnené v pravom hornom rohu každého hárku bez poškodenia textu dokumentu;
• Číslovanie sa pre inventár nevyžaduje;

• Hárky neštandardného formátu musia byť rozložené a až potom očíslované v pravom hornom rohu;
• V prípade máp a výkresov sa používajú dva listy formátu A4, ale sú očíslované rovnakým číslom a každý použitý list je uvedený v poznámkach;
• Ak sú fotografie a certifikáty nalepené iba na jednej strane, číslujú sa samostatne.

Ako overiť zošitý dokument

Po ukončení postupu by sa mal urobiť overovací nápis. Mal by byť vyhotovený na samostatnom hárku a umiestnený na poslednom hárku už pripravených dokumentov. Nápis by mal obsahovať počet všetkých očíslovaných strán, ktoré boli zošité, ako aj popis stavu dokumentov, prípadných škvŕn alebo roztrhnutých listov. Nápis podpisuje a overuje vedúci organizácie s uvedením jeho funkcie a dešifrovania podpisu.

Certifikačný nápis by mal byť nalepený kvalitným lepidlom, aby zostal spoľahlivý aj po dlhšom čase. Vyžaduje sa aj pečať, ktorá by mala zachytiť nielen nápis, ale aj časť listu dokumentu.

Regulačné akty týkajúce sa blikania dokumentov

V niektorých prípadoch, napríklad ak existujú dodatky, je povolené použiť číslovanie písmenami. Je dôležité pamätať na to, že čísla sa umiestňujú v pravom hornom rohu. Podľa klasickej metódy sa listy upevňujú niťou, ak ide o malý objem papierov. Pri tejto metóde sa používa dierovač alebo ihla.

Nálepka dôveryhodnosti sa nedá nalepiť samolepiacim materiálom a silikátovým lepidlom alebo lepiacou tyčinkou. Okrem týchto odporúčaní existuje množstvo ďalších priemyselných predpisov, ktoré stanovujú pravidlá pre zošívanie obchodných dokumentov.

Takže sme zvážili, ako správne šiť spisy ručne ihlou a niťou a šiť listy so 4 alebo viacerými otvormi. Naučiť sa šiť priečinky a iné dokumenty skrytými stehmi nie je ťažké.